Quy trình làm hàng nhập gồm 6 bước mà công ty nhập cần làm để nhận hàng từ công ty xuất khẩu. Trong trường hợp công ty nhập khẩu muốn thuê công ty dịch vụ giao nhận thì có thể bỏ qua một số bước nghiệp vụ đã thuê.

Dưới đây, tôi sẽ nêu chi tiết các bước công việc chính của Quy trình làm hàng nhập sau khi nhà nhập khẩu đã đồng ý mua hàng từ nhà xuất khẩu. Các bước quy trình như sau.

• B.1

  Bước 1 - Ký kết hợp đồng ngoại thương

  Đây bước đầu tiên để bắt đầu cho việc nhập khẩu là bạn đàm phán ký kết hợp đồng mua bán với đối tác nước ngoài. Đây là thỏa thuận giữa hai bên về việc mua bán lô hàng và bao gồm những nội dung cần thiết như:

  • Thông tin người xuất khẩu, người nhập khẩu
  • Thông tin hàng hóa
  • Giá cả, thanh toán
  • Điều kiện giao hàng
  • Quy cách đóng gói
  • Bảo hành, bảo hiểm
  • Khiếu nại .v.v...

   

  Nội dung chi tiết tất nhiên được 2 bên đàm phán và thống nhất cho phù hợp với nhu cầu thực tế. Bạn cũng lưu ý nên đưa đủ những điều khoản quan trọng để đảm bảo tính pháp lý cũng như bảo vệ quyền lợi cho mình. Trên thực tế khi làm dịch vụ vận chuyển và thủ tục hải quan cho nhiều khách hàng, tôi thấy nhiều nhà nhập khẩu làm hợp đồng rất sơ sài, thiếu những điều khoản quan trọng như: Bảo hành, khiếu nại. Thói quen như vậy sẽ tiềm ẩn rủi ro lớn, khi không may phát sinh về vấn đề hàng hóa kém chất lượng hoặc xảy ra tranh chấp thì không có căn cứ để làm việc với phía người bán.

• B.2

  Bước 2 - Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có)

  Tùy theo loại hàng, có thể nhà nhập khẩu phải xin giấy phép nhập khẩu trước khi tiến hành nhập hàng về Việt Nam. Bạn nên làm trước và sớm, tránh phát sinh thời gian và chi phí lưu cont tại cảng, cách tốt nhất là bạn nên xin giấy phép nhập khẩu trước hàng lên tàu. Một số mặt hàng bắt buộc phải xin giấy phép nhập khẩu với những hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt của chính phủ như:

  • Thiết bị phát, thu-phát sóng vô tuyến điện
  • Thuốc thành phẩm, Trang thiết bị y tế, hóa chất
  • Tiền chất công nghiệp, Tiền chất thuốc nổ
  • Thuốc bảo vệ thực vật, giống cây trồng, động thực vật hoang dã
  • Thuốc thú y, thức ăn chăn nuôi, thủy sản sống
  • Vắc xin, sinh phẩm y tế; hoá chất, chế phẩm diệt côn trùng
  • diệt khuẩn dùng trong lĩnh vực gia dụng và y tế và trang thiết bị y tế, sản phẩm mỹ phẩm
  • Tem bưu chính

   

  Chi tiết hàng phải xin giấy phép nhập khẩu, tra cứu trong Nghị định 187 và các quy định liên quan khác.

• B.3

  Bước 3: Thanh toán tiền hàng

  Sau khi đã ký kết hợp đồng và xin giấy phép nhập khẩu thì doanh nghiệp nhập khẩu tiến hàng đặt cọc tiền hàng theo thỏa thuận ký kết giữa 2 bên, thông thường nhà nhập khẩu sẽ phải đặt cọc một khoản tiền (chẳng hạn 30% giá trị đơn hàng), hoặc mở tín dụng thư (L/C)... trước khi người bán hoàn tất việc sản xuất và giao hàng.

• B.4

  Bước 4 -Xác nhận đơn hàng và kiểm tra chứng từ người bán

  Theo hợp đồng đã ký kết, nhà nhập khẩu giữ liên hệ với nhà xuất khẩu để theo dõi khi nào hàng sẵn sàng để sắp xếp lịch gửi hàng (shipping schedule). Một khi hàng đã sẵn sàng, tùy theo điều kiện giao hàng cụ thể trong hợp đồng mà nhà nhập khẩu cần thực hiện những bước công việc khác nhau ít nhiều. Dưới đây, tôi sẽ nêu 3 điều kiện phổ biến, bạn có thể tham khảo thêm trong điều kiện Incoterms.

  Trường hợp 1: Nhập khẩu theo điều kiện ExWork

  Trong điều kiện này thì nhà nhập khẩu phải thu xếp nhận hàng tại kho người bán (ở nước ngoài). Sau đó làm thủ tục chuyển về cảng xuất, thông quan hải quan để đưa hàng lên tàu, sau đó làm các chứng từ cần thiết để nhập khẩu hàng về Việt Nam.

  Những bước công việc đó thường thực hiện thông qua công ty giao nhận vận chuyển. Công ty dịch vụ này có đại lý đầu nước ngoài và thu xếp trọn gói door-to-door cho nhà nhập khẩu.

  Như vậy, với điều kiện này, bạn nên tìm công ty giao nhận vận chuyển (freight fowarder) có kinh nghiệm trên tuyến đường, và loại hàng cần nhập. Khi làm việc với họ, bạn cần trao đổi kỹ, để đảm bảo 2 bên thông hiểu nhau.

  Đây là chi tiết quy trình theo điều kiện EXW mà người mua phải làm hoặc người mua thuê bên dịch vụ freight forwarder:

  • 1. Báo cho forwarder thông tin người bán, để đại lý của họ ở nước ngoài liên hệ với người bán và thu xếp lịch trình nhận hàng. Đồng thời, bạn cũng cần báo cho người bán thông tin forwarder để cùng phối hợp.
  • 2. Đại lý nước ngoài của Forwarder thu xếp kéo vỏ container đến đóng hàng theo lịch trình đã thống nhất. Sau đó họ hạ hàng về cảng và làm thủ tục hải quan xuất khẩu.
  • 3. Trong quá trình này, Forwarder sẽ gửi bản nháp Vận đơn đường biển (Bill of Lading) để bạn và người bán kiểm tra trước. Nếu có gì sai sót thì bổ sung chỉnh sửa. Sau khi tàu chạy, Forwarder sẽ phát hành B/L chính thức. Nếu bạn hoặc người bán cần bản gốc (Original B/L) thì họ sẽ phát hành bản gốc, còn nếu không họ sẽ phát hành bản Telex hay Surrender (có thể mất phí Telex).
  • 4. Hàng xếp lên tàu về Việt Nam, Forwarder cập nhật lịch tàu và báo ngày tàu đến cảng. Trong khi tàu hành trình, người bán gửi người mua bộ chứng từ hàng hóa theo như quy định trong hợp đồng. Thường họ sẽ gửi trước file mềm qua email.
  • Thuốc thú y, thức ăn chăn nuôi, thủy sản sống

   

  Trường hợp 2: Nhập khẩu theo điều kiện FOB

  Trong điều kiện FOB thì người bán hàng nước ngoài sẽ giao hàng và hoàn tất thủ tục xuất khẩu cho công ty nhập khẩu tại cảng xếp hàng (hay còn gọi là cảng xuất hàng). Công ty nhập khẩu sẽ làm công việc mua cước biển từ cảng xuất về cảng nhập. Nhà nhập khẩu có thể mua cước trực tiếp tại hãng tàu hoặc các công ty Freight forwarder.

  Sau khi hàng đã lên tàu thì công ty nhập khẩu yêu cầu công ty xuất khẩu hoàn thành bộ chứng từ hàng nhập như: Invoice, packing list, bill of lading và các chứng từ khác liên quan đến ngành hàng nhập khẩu.

  Trường hợp 3: Nhập khẩu theo điều kiện CNF

  Trong điều kiện CNF sau khi công ty xuất khẩu giao hàng lên tàu và làm các chứng từ, công ty nhập khẩu sẽ kiểm tra và xác nhận chứng từ trước khi công ty xuất khẩu gửi.

• B.5

  Bước 5: Làm thủ tục hải quan hàng nhập

  Sau khi hàng được đưa lên phương tiện vận chuyển, thì người xuất khẩu sẽ làm chứng từ cho người nhập khẩu. Sau khi các chứng từ đã được kiểm tra kỹ thì nhà nhập khẩu sẽ yêu cầu người xuất khẩu gửi bộ chứng từ gốc hoặc chứng từ scan cho người nhập khẩu. Khi hàng về đến cảng nhập thì người mua sẽ nhận được thông báo hàng đến cảng từ hãng tàu hoặc đại lý Forwarder. Căn cứ trên các chứng từ này, người mua sẽ làm thủ tục hải quan để lấy hàng.

  Chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục nhập khẩu, bao gồm:

  • 1. Hợp đồng ngoại thương (nên chuẩn bị sẵn vì có thể hải quan yêu cầu)
  • 2. Hóa đơn thương mại
  • 3. Packing List
  • 4. Bill of Lading
  • 5. Thông báo hàng về
  • 6. Lệnh lấy hàng từ hãng tàu
  • 7. Giấy giới thiệu
  • 8. Và các chứng từ khác liên quan đến ngành hàng phổ biến như: Giấy phép nhập khẩu, C/O, kiểm dịch thực vật, kiểm định chất lượng.
  • 9. giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc Giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành...

   

  Chi tiết các bước thủ tục và hồ sơ hải quan, bạn có thể đọc trong bài viết về quy trình thủ tục hải quan hàng nhập.

• B.6

  Bước 6: Chuyển hàng về kho - hoàn tất Quy trình làm hàng nhập

  Chuyển hàng về kho - hoàn tất Quy trình làm hàng nhập

  Hướng dẫn quy trình lấy hàng nhập đường biển nguyên container (FCL/FCL):

  • Khi nhận được thông báo hàng đến (Notice of arrival), chủ hàng mang B/L gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O.
  • Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hoá chính chủ hàng có thể đưa cả container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt.
  • Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang toàn bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O.
  • Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng.
  • Hợp Đồng (Sales contract)
  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
  • Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
  • Vận đơn (Bill of Lading)
  • Giấy báo nhận hàng (Arrivel note)
  • Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
  • Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
  • Kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate)
  • Chứng nhận sức khỏe (Health Certificate)
  • Các chứng từ khác theo từng mặt hàng. (Giấy phép nhập khẩu, kết quả kiểm tra chất lượng hàng, dán nhãn năng lượng,....)
  • Chứng từ bảo hiểm ( nếu có)